Les mesures sanitaires liées à la Covid19 dont l’interdiction de se réunir, les confinements, la jauge de personnes autorisées dans une même pièce, l’interdiction des agences immobilières de recevoir du public à l’intérieur de leurs locaux, depuis Mars 2020 ont incité les syndics de copropriété à changer leur manière d’organiser les assemblées générales.

Une mesure exceptionnelle a été prise par le gouvernement depuis juillet 2020 et jusqu’en septembre 2021, pour que les assemblées générales puissent se tenir à distance lors de période où les individus ne peuvent se réunir ( Fermeture d’agence immobilière au public ou confinement).

Alors comment organiser une assemblée générale ?

Les syndics de copropriété ont la possibilité d’organiser des assemblées générales à distance. La plupart des syndics utilisent la méthode de vote par correspondance en raison de sa facilité à être mise en place. Au contraire, la visio-conférence peut nécessiter un investissement dans des logiciels payants, et peut être compliquée à l’utilisation pour les copropriétaires et le syndic en raison des problèmes de connexion à Internet et de la forte législation.

Qu’est-ce que le vote par correspondance ?

Afin de voter par correspondance, les copropriétaires vont recevoir un formulaire de vote par correspondance avec leur convocation d’assemblée générale 21 jours au minimum avant la date de l’assemblée générale. Ils devront remplir et renvoyer à leur syndic par courriel (voie postale ou par mail) après avoir coché les cases qui les intéressent (Pour, Contre, Abstention) et signer le document. Le vote par correspondance doit être retourné au syndic de copropriété 3 jours francs avant la date déterminée de l’Assemblée Générale afin que le syndic de copropriétés puisse dépouiller et compter les voix le jour J de l’assemblée générale.

Pour une Assemblée Générale, le vendredi 16 avril, le formulaire de correspondance doit donc être reçu par le syndic avant le mardi 13 avril au matin.

Le président de séance nommé aura 8 jours pour signer le PV d’Assemblée Générale sinon l’assemblée générale ne sera pas valable et devra être reconvoquée.